DOC 03 · Cómo trabajaremos
Un proceso en cinco etapas, documentado de principio a fin
Proceso previsto para la verificación de ahorros energéticos del sistema de Certificados de Ahorro Energético (CAE) en España. VERICENDRA no ofrece verificaciones mientras no obtenga la acreditación de ENAC. Una vez obtenida la acreditación, cada expediente seguirá la misma secuencia y producirá los mismos documentos, numerados y versionados; el solicitante recibirá por escrito el estado de su verificación y de cada inexactitud, y sabrá qué se espera de él.
3.1
Por qué un proceso tan documentado
La norma UNE-EN ISO/IEC 17029 y el esquema RDE-33 de ENAC exigen que un organismo verificador pueda demostrar, para cada expediente, quién hizo qué, cuándo y sobre qué evidencias. Por eso cada etapa producirá un documento con código, edición y fecha, que nos comprometemos a conservar protegido frente a modificaciones. El solicitante recibirá por escrito el estado del expediente y de cada inexactitud, y cada decisión quedará justificada por escrito; la plataforma de expedientes en preparación permitirá consultarlo en línea.
Cómo funciona una verificación
Transcripción
Una verificación CAE seguirá un circuito documentado, de principio a fin. Todo empezará con su solicitud y, en su caso, el convenio CAE. Le enviaremos una oferta con alcance, programa y plazos. Designaremos al equipo y fijaremos el plan de verificación. Quien realiza la revisión técnica no forma parte del equipo. Cada inexactitud se comunicará con su estado y su plazo. Usted la subsanará. Cada versión del informe quedará registrada. El informe de verificación pasará a una revisión técnica independiente. Solo después se adoptará la decisión. El dictamen llevará firma electrónica cualificada. VERICENDRA prepara su solicitud de acreditación ante ENAC.
3.2
Las cinco etapas y sus documentos
Los códigos D1 a D10 identifican los documentos del expediente. Codificación según la nomenclatura documental del organismo. El convenio CAE (D2) lo aporta el solicitante.
1. Solicitud y oferta
Recibiremos la solicitud con los datos de cada actuación y la documentación disponible. Tras estudiar su admisibilidad, remitiremos una oferta con el alcance, el programa, las condiciones y los plazos.
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- D1Solicitud de verificación: la emite y firma el solicitante. Contiene sus datos, la figura en la que actúa (sujeto obligado o delegado), los datos de cada actuación y su declaración responsable.
- D2Convenio CAE: lo aporta el solicitante como pieza del expediente. VERICENDRA no lo redactará; comprobará su coherencia con el resto de la documentación.
- D3Oferta de verificación: la emitirá VERICENDRA con el alcance, el programa, el presupuesto y las condiciones. Quedará aceptada con la firma de ambas partes.
2. Plan de verificación y equipo
Se designará el equipo (verificador jefe y verificadores) y el revisor técnico, ajeno al equipo, y se comprobará la ausencia de conflictos de intereses. El plan fijará el calendario, el método y las evidencias que se van a examinar.
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- D3BNotificación del equipo: comunica al solicitante la identidad del equipo de verificación para que pueda manifestar cualquier objeción antes de iniciar los trabajos.
- D4Plan de verificación: lo firma el verificador jefe. Recoge el alcance, el programa con sus hitos y el plan de recopilación de datos y evidencias.
3. Revisión de evidencias e inexactitudes
Examinaremos la documentación de cada actuación y contrastaremos las piezas entre sí. Cada inexactitud se notificará con su clasificación, su estado y un plazo de subsanación. Las no corregidas se reflejarán en el resultado.
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- D5Informe de inexactitudes: se emite por versiones sucesivas. Cada inexactitud lleva número, fechas de detección y comunicación, clasificación, estado (abierta, en revisión, cerrada), actuaciones afectadas y hecho encontrado.
- D8Adenda: si el ahorro verificado difiere del declarado, recoge los valores anteriores, los nuevos y la diferencia; la firman ambas partes antes del informe de verificación.
- D10Documento de desistimiento: permite al solicitante renunciar al expediente en cualquier momento. El expediente se cierra dejando constancia del motivo.
4. Informe de verificación y revisión técnica independiente
El verificador jefe redactará el informe con el resultado de cada actuación y el tratamiento de las inexactitudes. El revisor técnico, ajeno a la verificación, revisará el expediente y el informe antes de la decisión, que quedará registrada con la identidad de quien la adopte.
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- D6Informe de verificación: describe el alcance, las fases del programa, las inexactitudes corregidas y no corregidas, el cumplimiento de la reglamentación, la documentación verificada y la propuesta de dictamen. Lleva la firma electrónica cualificada del verificador jefe y del revisor técnico.
- D9Informe de revisión técnica: documenta la revisión técnica del expediente y del informe y la decisión, adoptada por una persona ajena al equipo e identificada en el documento.
5. Dictamen firmado electrónicamente
El dictamen recogerá una de las cuatro decisiones previstas en el esquema RDE-33 (4.3.4), llevará la firma electrónica cualificada del verificador jefe y del revisor técnico y se entregará junto con el lote documental final.
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- D7Dictamen de verificación, conforme al modelo del anexo I del RDE-33: identifica al solicitante, al organismo y al informe de referencia; recoge cada actuación, el ahorro verificado, la decisión, la declaración responsable del verificador y una identificación única.
- Lote documental final: conjunto ordenado de los documentos emitidos y de las evidencias verificadas, que acompañará la solicitud de emisión de los CAE cuando el dictamen sea favorable.
3.3
Los documentos del expediente
| Código | Documento | Quién lo emite | Cuándo |
|---|---|---|---|
| D1 | Solicitud de verificación | Solicitante | Al inicio, antes de la oferta |
| D2 | Convenio CAE | Propietario del ahorro y sujeto obligado o delegado | Se aporta con la solicitud |
| D3 | Oferta de verificación | VERICENDRA | Tras el estudio de la solicitud |
| D3B | Notificación del equipo | VERICENDRA | Tras la aceptación de la oferta |
| D4 | Plan de verificación | VERICENDRA (verificador jefe) | Antes de iniciar la revisión |
| D5 | Informe de inexactitudes | VERICENDRA (equipo de verificación) | Durante la revisión, por versiones |
| D8 | Adenda | VERICENDRA y solicitante | Cuando el ahorro verificado difiere del declarado |
| D6 | Informe de verificación | VERICENDRA (verificador jefe) | Al cierre de la revisión |
| D9 | Informe de revisión técnica | VERICENDRA (revisor técnico, ajeno al equipo) | Antes del dictamen |
| D7 | Dictamen de verificación | VERICENDRA (verificador jefe y revisor técnico) | Al final, con el lote documental |
| D10 | Documento de desistimiento | Solicitante | En cualquier momento, si renuncia al expediente |
Codificación según la nomenclatura documental del organismo. Cada documento llevará código, número de edición, fecha y, cuando proceda, firma electrónica cualificada.
El expediente en cifras estructurales
- etapas, siempre en el mismo orden
- 5
- documentos codificados (D1 a D10, más D3B)
- 11
- funciones separadas: verificación, revisión técnica y decisión
- 3
- firmas electrónicas cualificadas en el dictamen
- 2
3.4
Compromisos en cada expediente
- Imparcialidad
- No participaremos en la ejecución ni en la evaluación previa de las actuaciones que verifiquemos. El sistema de gestión en elaboración prevé que cada miembro del equipo declare sus posibles conflictos de intereses antes de intervenir.
- Confidencialidad
- La información del expediente se utilizará únicamente para la verificación encargada, con acceso restringido; la plataforma en preparación incorporará un registro de accesos.
- Revisión técnica independiente
- Ninguna decisión se adoptará sin la revisión técnica de una persona ajena al equipo que haya realizado la verificación.
- Trazabilidad documental
- Cada documento llevará código, edición, fecha y firma. Nos comprometemos a conservar los registros protegidos frente a modificaciones una vez emitidos.
- Plazos definidos
- El programa de verificación y los plazos de subsanación quedarán fijados en la oferta y en el plan de verificación.
3.5
Resultados posibles
El dictamen recoge una de cuatro decisiones: favorable; favorable con inexactitudes no importantes; desfavorable, con inexactitudes importantes; o imposibilidad de emitir dictamen, con sus causas (RDE-33, 4.3.4). Es desfavorable cuando una inexactitud importante no se subsana en plazo, la subsanación es insuficiente o no es posible subsanarla. El informe de verificación justifica el resultado actuación por actuación. Con un dictamen favorable, el solicitante presenta la solicitud de emisión de los CAE ante el gestor autonómico.
Consulte la documentación que exige su ficha
Indíquenos cuántas actuaciones prevé verificar y qué fichas se aplican. Le remitiremos la lista de documentación que exige cada ficha y el estado de nuestra solicitud de acreditación. No asesoramos sobre la preparación del expediente.